Tilatehokkuus ja monitilaympäristö - Rapal Oy

Tilatehokkuus ja monitilaympäristö

 

Rapalissa aloitettiin oman hiilijalanjäljen laskenta vuonna 2008 kun yrityksessä alettiin kehittää päästölaskennan palvelua asiakkaille toimitilajohtamisen työkaluksi. Hiilijalanjäljen laskenta on kokemuksen mukaan paras keino kartoittaa organisaation suurimmat päästölähteet ja oppia ymmärtämään organisaation ympäristövaikutukset. Tämän avulla pystytään tekemään oikein suunnattuja toimenpiteitä toimitiloista ja niiden käytöstä aiheutuvien päästöjen vähentämiseksi. Suurimmat päästölähteet asiantuntijaorganisaatiossa ovat usein toimitilojen energiankäyttö ja liikkuminen.

Rapalilla oli edellisissä toimitiloissaan huomattavasti nykyistä väljemmät tilat ja yrityksen hiilijalanjäljestä suurin osa koostuikin toimitilojen energiankulutuksesta. Tilanne on tähän päivään muuttunut kuitenkin radikaalisti, kun energiankulutuksen osuus yrityksen kokonaispäästöistä on pudonnut 26 prosentista kahdeksaan prosenttiin, henkilöstömäärän silti lähes tuplaantuessa. Ruoholahdessa sijainneen toimiston vuokrasopimus oli umpeutumassa vuonna 2008 ja Rapalille aukesi mahdollisuus ryhtyä miettimään uusia toimitiloja ja työympäristöä. Muutosprosessissa lähdettiin liikkeelle työnteon tavoista, eli keskityttiin siihen, kuinka ihmiset eri toimenkuvissaan työpäivänsä aikana konkreettisesti tekivät töitä. Tämän perusteella hahmotettiin kuinka henkilöstöä parhaiten tuetaan; ei pelkästään tilaratkaisuilla vaan myös etätyö- ja neuvottelukäytännöillä sekä erilaisilla teknologiaratkaisuilla. Tämän tarkastelun pohjalta alettiin suunnitella Rapalin uutta työympäristöä sekä uusia työnteon tapoja.

Rapalille etsittiin näiden hahmoteltujen kriteerien perusteella uusia toimitiloja ja kun kolme eri potentiaalista vaihtoehtoa oli löydetty, henkilöstölle tehtiin kysely näistä sopivimman vaihtoehdon valitsemiseksi. Esimerkiksi työntekijöiden liikkumisvaihtoehtoja tiedusteltiin toimiston sijaintivaihtoehtojen valossa. Tällä tavoin haluttiin muun muassa selvittää liikuttaisiinko johonkin kohteeseen selvästi muita vihreämmin. Jokaiselle kohteelle laskettiin myös energiankäytön hiilijalanjälki toimitilan neliötietojen perusteella. Toimitilojen pisteyttämisen jälkeen, niin kustannustehokkuuden, hiilijalanjäljen laskennan, kuin henkilöstön mielipiteiden perusteella, nousi parhaaksi vaihtoehdoksi monitilatoimisto Espoon Leppävaarassa.

Tämä Rapalin nykyinen toimipiste pitää sisällään erilaisia tiloja erilaiseen työskentelyyn (tiimitilat, hiljaiset huoneet, puhelinkopit, drop-in pisteet, työpisteet). Muuton yhteydessä vahvistettiin uusia toimitiloja tukeva joustotyöpolitiikka sekä varmistettiin siihen sopivan teknologian olemassaolo. Nykyään kaikilla Rapalin työntekijöillä on mahdollisuus tehdä töitä joustavasti ja toimisto on ennen kaikkea henkilöstön kohtaamispaikka. Tätä myötä toimitilojen tehokkuuden nostaminen on ollut mahdollista: fyysisiä neliöitä henkilöä kohden on vähemmän ja näin ollen myös toimitilojen hiilijalanjälki työntekijää kohden on pienentynyt yli 50 prosenttia. Jaetut työpisteet ja clean desk -policy ovat johtaneet siihen että Rapalista on tullut lähes paperiton toimisto. Etätyötä ja -neuvotteluja tuetaan aktiivisesti ja tämä onkin johtanut matkustamisen vähentymiseen.

Toimitilojen ja työnteon tapojen muutoksen myötä olemme ottaneet suuren askeleen kohti pitkän tähtäimen tavoitettamme – hiilineutraalia Rapalia.

- Anna Aulakoski / Konsultti, GO-tiimiläinen
Rapal Oy